隨著線下會議的解封，各地區(qū)各行業(yè)的會展活動也開始陸續(xù)發(fā)布日程了。對于線下會議大家并不陌生，但是想要高效地組織一場會議、**會議的0失誤，卻需要系統(tǒng)化的思考與落地執(zhí)行。今天小鯨就手把手教你5步搞定線下會議。

1、組織準備：詳細的活動計劃

會前準備是做好會務(wù)工作的基礎(chǔ)和前提，應(yīng)精細地統(tǒng)籌好會議的整個過程和每一個環(huán)節(jié)，對可能發(fā)生的問題超前謀劃。

會前準備主要包括以下幾個環(huán)節(jié)：

• 明確會議主題、會議召開時間、準備好會議資料；

• 選擇好會議場地，做好會場布置；

• 對會務(wù)人員合理分工，職責分明，各負其責；

• 會議內(nèi)容和流程策劃、會議宣傳計劃；

• 會議用品采辦、會議宣傳物料設(shè)計；

• 嘉賓邀請、嘉賓培訓；

   

  2、工具準備：選擇合適的會務(wù)軟件

   

  傳統(tǒng)會議經(jīng)常會遇到這些痛點：

• 手工簽到累半死！

• 客戶幾點來的？幾點走的？不知道！重點客戶來沒來？不知道！

• 查不到報名信息、統(tǒng)計機票餐食等信息想爆炸！

• 拿不到客戶資料，客戶下次怎么聯(lián)系？

• 抽獎純手動費時間！臨時加獎該咋辦？

• 會議沒科技感！沒氣氛！大家低頭玩手機！

• 需要調(diào)查問卷怎么辦？

• 會議不足之處，下次不知道如何改進？

   

  只需要一款會務(wù)軟件就能解決以上全部痛點，鯨會務(wù)可解決傳統(tǒng)會議中的四大挑戰(zhàn)！鯨會務(wù)是一款以小程序為載體，連接大小屏幕的活動組織工具。提供建站、報名、簽到、互動、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等功能的活動數(shù)字化解決方案。可滿足展會、年會、培訓沙龍、發(fā)布會、學術(shù)會議等各類企業(yè)內(nèi)外活動場景。

   

   

  3、宣傳預熱：為會議帶來更多的流量

  如何讓更多的目標受眾了解會議信息并吸引他們參與？在宣傳預熱階段，主辦方需要搭建宣傳矩陣、選擇合適的宣傳渠道、進行流量導入，以確保會議獲得足夠的關(guān)注。

   

  （1）搭建會議宣傳的全媒體矩陣

  主辦方可以考慮組建：會議微網(wǎng)站、小程序、電子海報、H5頁面、電子邀請函、會議專題頁、微信圖文、**等。

   

  鯨會務(wù)功能定制版產(chǎn)品——鯨站已上線，可幫助主辦方輕松搭建活動專屬微站。主辦方可快速創(chuàng)建活動信息，配置日程、文章和圖片等多種素材，可自由編輯和管理；無需復雜開發(fā)，即可實現(xiàn)會務(wù)活動信息的多樣化展示和集成。一鍵配置，H5/小程序端同步展現(xiàn)，打造全方位官宣產(chǎn)品矩陣，提升活動影響力。適合應(yīng)用于各種會務(wù)活動場景。

   

  （2）選擇合適的宣傳渠道

  如：EDM、短信、微信、朋友圈海報、社群推廣、渠道碼海報、媒體合作、SEO/SEM等。

   

  （3）流量導入

  主辦方可以通過導入外部流量、邀請自帶流量的“垂直網(wǎng)紅”等多種方式，進一步擴大會議的影響力。

   

  4、模擬預演：會議成功的必要保障

  針對大型會議，會前，要組織演講嘉賓、會議主持人及相關(guān)工作人進行預演、熟悉會議軟硬件環(huán)境是非常必要的。此外，要**參與者從獲取會議信息、報名參與、接收會前提醒、準確進入會議“現(xiàn)場”到會后調(diào)研的全流程能夠順暢、有序進行。

   

  5、應(yīng)急預案：從容應(yīng)對突發(fā)狀況的PLAN B

  現(xiàn)實的會議中，很可能會出現(xiàn)突發(fā)事件，所以籌備會議需要有應(yīng)急預案。一般情況下，會議中常見的緊急事件包括：**問題、衛(wèi)生問題、火災(zāi)問題、盜竊問題，這些都是會議中容易突發(fā)的事情。作為會議籌辦這就必須為這些突發(fā)事件做好充分的準備。

   

• **問題：主要指出現(xiàn)突發(fā)性疾病患者。針對這種情況，主辦方**配備一個醫(yī)務(wù)人員和一名護士在場。

• 衛(wèi)生問題：主要指飲食安全和環(huán)境衛(wèi)生兩個方面。針對這種情況，主辦方**選擇環(huán)境良好的地方作為會議場所。

• 火災(zāi)問題：針對這個突發(fā)事項，主辦方應(yīng)該提前為參會者提供這方面的資料，讓參會者了解緊急逃生路線，還可以在會場準備一聊消防車，防患于未然。

• 盜竊問題：會議主辦方應(yīng)以書面資料形式告知與會者盡量減少到人多復雜的地方，如果要去也盡量不要帶貴重物品，并且有人陪同，除了這些還需要地方政府加強警力，避免發(fā)生盜竊事件。

   

  組織一場成功的線上會議，需要系統(tǒng)化的思考、計劃與實施。數(shù)字化能力是組織未來必備的重要能力之一。鯨會務(wù)提供報名、簽到、互動、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等數(shù)字化會務(wù)解決方案，可幫你高效籌備會議、打造創(chuàng)意無限high到爆的會議現(xiàn)場。鯨會務(wù)**：https://wm.21kunpeng.com/；聯(lián)系電話：0411-82376688-843329