1、要提供清潔合格的蓋章文件，避免用不清潔或破損的文件，避免使用過期的原產地證，出具的CI要正規，CI紙太薄的要粘貼一張白紙。

　　2、蓋章文件須有公司章和貿促會蓋章章(及簽名)，避免印章漏蓋、反蓋或多蓋以及印章不清，文件附頁應粘連在正頁上．并在交接處加蓋貿促會騎縫章。

　　3、由商檢局出具的文件上不能再加蓋貿促會蓋章章，否則將視為無效。

　　4、要詳填"代辦申請大使館蓋章申請表"、中各欄目(有固定格式，與我索取)，尤其是"申請單位、地址、郵編、TE、傳真及經辦人"、"使用國別"、"送往國別"、"送往大使館"及"文件名稱、份數及編號"也需填寫清楚。文件份數控頁計算，如需蓋章產地證一正二付，應寫3份。"返回時間"可署具體日期或"盡快"字樣。一個單位申請送辦二個以上大使館，每個大使館寫一張申請表。

　　5、產地證中第l欄與1欄的公司名稱必須相符，CI上公司名稱與所蓋公司也需相符。

　　6、產地證中第6-10欄的內容如有錯不能更改、只能重新制單。

　　7、CI的單價、數量與總金額的計算不能有錯。

　　8、產地證簽發日期不能早于CI日期。

涉外商業類、涉外民事類各國大使館蓋章

涉外商業類：產地證，商業Invioceioce、裝箱單、代理協議、授權書、價格單、委托信、合同、報關單、營業執照、商檢局出具的(衛生許*可*證證明/裝運前檢驗證/書/健康證/分析證等)、檢測公司出具的SGS、CE、ISO檢測報告，自由銷售證/書等等各類商業文件送各國大使館蓋章。

涉外民事類：學歷公證/書、未婚公證/書、出生公證/書、未刑公證/書、成績單等各類留學文件、各類出國文件送各國大使館蓋章。

關于上海墨西哥大使館蓋章形式的說明：

目前蓋章完成的文件，大使館簽證官現采取數字簽字形式，不簽名，大使館蓋章貼花下方的幾行數字字符就是他們的數字簽名。